Warum bei wirtschaftskriminalistischen Ermittlungen nicht jeder alles wissen sollte

Von Oliver Peth, Inhaber der Detektei Detegere in Alzenau

Ein vertraulicher Hinweis. Auffälligkeiten in der Buchhaltung. Der Verdacht, dass ein Mitarbeiter mit einem Lieferanten zusammenarbeitet, um das Unternehmen zu schädigen.

Die Geschäftsleitung möchte Klarheit und beauftragt eine Untersuchung. Doch bevor wichtige Unterlagen gesichert und Zusammenhänge geprüft sind, wissen bereits mehrere Führungskräfte von dem Verdacht. Eine davon spricht einen Kollegen an. Dieser fragt beim betroffenen Mitarbeiter nach.

Damit hat sich die Ausgangslage verändert: Die Person, deren Verhalten erst untersucht werden soll, weiß bereits von den Ermittlungen.

Eine solche Vorwarnung kann die Aufklärung erheblich erschweren. Deshalb gehört die Frage, wer wann welche Informationen erhält, von Beginn an zur Ermittlungsplanung.

Was bedeutet das Need-to-know-Prinzip?

Das Need-to-know-Prinzip bedeutet, dass eine Person die Informationen erhält, die sie für ihre konkrete Aufgabe benötigt. Entscheidend sind ihre Zuständigkeit, der Zweck der Weitergabe und der jeweilige Ermittlungsstand.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt diesen Grundgedanken im Berechtigungsmanagement: Zugänge und Berechtigungen sollen sich an der notwendigen Aufgabenwahrnehmung orientieren.

Auf wirtschaftskriminalistische Ermittlungen übertragen heißt das: Die Beteiligung an einer Untersuchung eröffnet nicht automatisch den Zugang zur gesamten Fallakte.

Eine mit der Datensicherung beauftragte Fachperson benötigt beispielsweise einen präzisen und rechtlich geprüften Sicherungsauftrag. Dafür muss sie nicht zwangsläufig sämtliche Aussagen, Verdachtsrichtungen oder geplanten Befragungen kennen.

Die verantwortliche Fallführung braucht hingegen den erforderlichen Gesamtüberblick, um Erkenntnisse zusammenzuführen und weitere Schritte zu koordinieren.

Informationen werden nach dem tatsächlichen Bedarf weitergegeben. Dieser Bedarf muss im Verlauf der Untersuchung regelmäßig neu bewertet werden.

Warum Informationen schon innerhalb des Unternehmens zum Risiko werden können

Wer an ein Informationsleck denkt, hat häufig Presseberichte, soziale Medien oder die Weitergabe an Wettbewerber vor Augen. Eine Untersuchung kann jedoch bereits beeinträchtigt werden, wenn sensible Angaben den festgelegten Fallkreis innerhalb des Unternehmens verlassen.

Dazu braucht es keine bewusste Indiskretion. Eine beiläufige Bemerkung im Führungskreis, ein zu großer E-Mail-Verteiler oder eine gut gemeinte Rückfrage können ausreichen.

In Unternehmen bestehen neben den offiziellen Zuständigkeiten persönliche Beziehungen und informelle Kommunikationswege. Wie weit eine Information darüber weitergetragen wird, lässt sich nach ihrer Weitergabe nur begrenzt kontrollieren.

Dabei können selbst einzelne Details aufschlussreich sein: der Name eines geprüften Lieferanten, ein untersuchter Zeitraum oder der Termin einer Befragung. Zusammengenommen können solche Angaben erkennen lassen, worauf sich eine Untersuchung richtet.

Welche Folgen eine vorzeitige Weitergabe haben kann

Beweismittel können verändert oder beseitigt werden

Erfahren möglicherweise Beteiligte frühzeitig von einer Untersuchung, können sie versuchen, Unterlagen zu verändern, Nachrichten zu löschen oder Abläufe nachträglich anders darzustellen.

Ob sich verlorene Informationen später rekonstruieren lassen, hängt vom Einzelfall ab. Eine frühzeitige, rechtmäßige Sicherung relevanter Unterlagen ist deshalb ein wesentlicher Bestandteil der Fallplanung.

Aussagen können ihre Unabhängigkeit verlieren

Wer bereits die Schilderung anderer Personen kennt, kann die eigene Erinnerung daran ausrichten. Das kann bewusst geschehen, aber auch unbeabsichtigt.

Für die kriminalistische Bewertung ist es bedeutsam, ob eine Person einen Vorgang selbst wahrgenommen hat oder ihre Darstellung durch Gespräche und Vorinformationen beeinflusst wurde.

Hinweisgeber können erkennbar werden

Auch ohne Namensnennung können Einzelheiten Rückschlüsse auf die Quelle eines Hinweises ermöglichen. Das betrifft insbesondere kleine Teams oder Vorgänge, die nur wenigen Personen bekannt waren.

Eine begrenzte Weitergabe schützt deshalb auch Menschen, die zur Aufklärung beitragen.

Ein ungeprüfter Verdacht kann den Ruf eines Menschen beschädigen

Am Anfang einer Untersuchung stehen häufig offene Fragen. Auffälligkeiten können sich bestätigen, anders erklären oder vollständig entkräften.

Verbreitet sich ein Verdacht vorzeitig, kann die betroffene Person bereits erhebliche berufliche und persönliche Nachteile erleben. Spätere Klarstellungen erreichen möglicherweise nicht mehr alle, die zuvor von dem Vorwurf gehört haben.

Vertraulichkeit unterstützt deshalb eine sachliche Prüfung, die belastende und entlastende Erkenntnisse gleichermaßen berücksichtigt.

Fiktives Praxisbeispiel: Eine gut gemeinte Rückfrage warnt den Betroffenen

Das folgende Beispiel ist frei erfunden und beschreibt keinen konkreten Mandantenfall.

Bei einem mittelständischen Unternehmen fallen wiederkehrende Rechnungen eines Dienstleisters auf. Einzelne Leistungen sind nur unzureichend dokumentiert. Außerdem gibt es Hinweise auf eine persönliche Verbindung zum verantwortlichen Einkäufer.

Die Geschäftsleitung veranlasst eine vertrauliche Prüfung. Noch bevor die relevanten Unterlagen gesichert sind, informiert sie mehrere Bereichsleiter über den Verdacht.

Einer der Bereichsleiter möchte helfen und fragt den Einkäufer, ob sich die Auffälligkeiten erklären lassen. Dabei nennt er den Dienstleister und den geprüften Zeitraum.

Der Einkäufer kennt nun wesentliche Teile des Prüfauftrags. Er könnte sich mit dem Dienstleister abstimmen, Erklärungen vorbereiten oder versuchen, Unterlagen zu beeinflussen. Ob tatsächlich ein Fehlverhalten vorliegt, bleibt zu diesem Zeitpunkt offen.

Ermittlungspraktischer Ansatz: Zunächst werden Zuständigkeiten, Informationswege und die erforderlichen Sicherungsmaßnahmen festgelegt. Weitere Personen werden gezielt einbezogen, sobald ihre Mitwirkung gebraucht wird. Befragungen und Rückfragen erfolgen koordiniert.

Das Beispiel zeigt, warum auch engagierte und vertrauenswürdige Mitarbeiter klare Vorgaben zum Umgang mit Ermittlungsinformationen benötigen.

Wie Unternehmen den Informationsfluss steuern können

Ein Vertraulichkeitsvermerk allein schafft noch keinen verlässlichen Umgang mit sensiblen Angaben. Dazu gehören konkrete organisatorische und technische Maßnahmen.

1. Fallverantwortung festlegen: Eine verantwortliche Stelle koordiniert Erkenntnisse, Aufträge und Rückmeldungen. Auch Vertretung und Eskalationswege müssen geklärt sein.
2. Den erforderlichen Personenkreis bestimmen: Geschäftsleitung, Ermittler, Rechtsberatung und weitere Funktionen werden entsprechend ihrer Aufgaben und Pflichten eingebunden. Mögliche Interessenkonflikte sind dabei zu berücksichtigen.
3. Inhalte gezielt auswählen: Vor jeder Weitergabe wird geprüft, welche Angaben der Empfänger tatsächlich benötigt. Ein klar umrissener Arbeitsauftrag kann ausreichen.
4. Geeignete Kommunikationswege nutzen: Fallbezogene Zugriffsrechte, geprüfte Empfänger und geschützte Ablagen helfen, unbeabsichtigte Weitergaben zu begrenzen.
5. Rückfragen und Befragungen abstimmen: Eigenständige Kontaktaufnahmen zu Betroffenen, Zeugen oder Geschäftspartnern können den Untersuchungsverlauf verändern.
6. Wesentliche Weitergaben dokumentieren: Es sollte nachvollziehbar bleiben, wer welche Informationen zu welchem Zweck erhalten hat.
7. Berechtigungen anpassen: Ändern sich Aufgaben oder endet die Mitwirkung, wird auch der weitere Informationsbedarf überprüft.

Eine hohe Position im Unternehmen kann mit wichtigen Entscheidungs- und Kontrollpflichten verbunden sein. Welche Einblicke dafür erforderlich sind, muss konkret geklärt werden. Der Informationszugang sollte sich aus diesen Aufgaben ergeben.

Vertraulichkeit braucht einen Gesamtüberblick und klare rechtliche Grenzen

Ein begrenzter Empfängerkreis darf die Untersuchung nicht organisatorisch lähmen. Wenn entscheidende Erkenntnisse bei einzelnen Beteiligten verbleiben, können Zusammenhänge übersehen und Maßnahmen doppelt oder widersprüchlich durchgeführt werden.

Deshalb müssen relevante Informationen bei der zuständigen Fallführung zusammenlaufen. Dort werden bestätigte Tatsachen, unbestätigte Hinweise, Bewertungen und offene Fragen voneinander getrennt.

Gleichzeitig sind die rechtlichen Anforderungen zu beachten. Artikel 5 der Datenschutz-Grundverordnung nennt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung sowie Integrität und Vertraulichkeit als Grundsätze für den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Gesetzliche Informations- und Meldepflichten, Beteiligungsrechte und die Rechte betroffener Personen bleiben zu berücksichtigen. Ihre Umsetzung und mögliche gesetzliche Ausnahmen müssen im jeweiligen Fall fachkundig geprüft werden.

Der Wunsch nach Diskretion ersetzt keine Rechtsgrundlage für eine Ermittlungsmaßnahme.

Wie Detegere vertrauliche Ermittlungen organisiert

Bei der Detektei Detegere gehören klare Zuständigkeiten und strukturierte Informationswege zur wirtschaftskriminalistischen Fallarbeit.

Zu Beginn klären wir mit dem Auftraggeber, welche Fragen untersucht werden sollen, wer entscheidungsbefugt ist und welche Personen für die einzelnen Aufgaben eingebunden werden müssen. Rechtlich sensible Maßnahmen stimmen wir mit der beauftragten Rechtsberatung ab.

Die persönliche Fallführung durch Oliver Peth unterstützt die Zusammenführung und Bewertung der Erkenntnisse. Ergebnisse werden nachvollziehbar dokumentiert; auch entlastende Feststellungen und verbleibende Unsicherheiten gehören dazu.

Für Unternehmen und Kanzleien in Alzenau, Aschaffenburg, Hanau und Frankfurt sowie bundesweit und international ist diese Verbindung aus Diskretion, Koordination und sachlicher Dokumentation von besonderer Bedeutung.

Häufige Fragen zum Need-to-know-Prinzip

Wer sollte von internen Ermittlungen wissen?

Die Personen und Stellen, deren Einbindung für Durchführung, Entscheidungen, Kontrolle oder die Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist. Der konkrete Kreis richtet sich nach dem Sachverhalt.

Reicht eine Verschwiegenheitsvereinbarung aus?

Sie kann Vertraulichkeitsanforderungen verdeutlichen. Zusätzlich braucht es passende Zugriffsrechte, klare Kommunikationsregeln und eine koordinierte Fallführung.

Darf ein Mitarbeiter einen Verdacht selbst beim Betroffenen ansprechen?

Bei einer laufenden Untersuchung sollten solche Gespräche mit der verantwortlichen Stelle abgestimmt werden. Eine unkoordinierte Rückfrage kann vorwarnen und spätere Aussagen beeinflussen.

Gilt das Prinzip auch gegenüber externen Beratern?

Auch bei externen Beteiligten sind Auftrag, Berechtigung und erforderlicher Informationsumfang zu klären. Die zuständige Rechtsberatung benötigt dabei die Informationen, die für eine fundierte rechtliche Beurteilung erforderlich sind.

Ein Verdacht braucht von Anfang an klare Informationswege

Schon die ersten Gespräche über einen Verdacht können den weiteren Verlauf beeinflussen. Deshalb sollte die Organisation der Vertraulichkeit beginnen, sobald eine Untersuchung vorbereitet wird.

Sie haben Hinweise auf Unregelmäßigkeiten in Ihrem Unternehmen? Wir besprechen mit Ihnen vertraulich, welche Informationen zunächst gesichert werden sollten und wie sich die weiteren Schritte sinnvoll koordinieren lassen.

Detektei Detegere – Oliver Peths
Alzenau | Rhein-Main | bundesweite und internationale Ermittlungen
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